Cost of Vacancy: Ein unterschätztes Risiko für Unternehmen

Laut einer Studie von StepStone betragen die Kosten pro offener Stelle im Schnitt 49.500 Euro – eine Summe, die viele Unternehmen unterschätzen. Die CoV ist abhängig von Branche, durchschnittlichem Gehalt einer Arbeitskraft und Unternehmensgröße und setzt sich aus direkten und indirekten Kosten zusammen.  

Wie wird die Cost of Vacancy berechnet?

Es gibt verschiedene Ansätze, um die Kosten unbesetzter Stellen zu berechnen. Die Fachzeitschrift Personalwirtschaft beschreibt einen etablierten Berechnungsansatz basierend auf dem Bruttojahresgehalt der vakanten Stelle, den Arbeitstagen pro Jahr, der Dauer der Vakanz und einem Multiplikator (1 bis 3), der die Bedeutung der Position im Unternehmen widerspiegelt. Die Formel lautet: 

(Bruttojahresgehalt ÷ Arbeitstage pro Jahr) × Multiplikator × Dauer der Vakanz 

StepStone bietet eine alternative Methode, die neben dem Gehalt auch die Unternehmensgröße und die durchschnittlichen Umsätze einer Arbeitskraft berücksichtigt. Laut StepStone lag die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland 2023 bei 138 Tagen, mit einem täglichen Verlust von rund 624 Euro. Branchen und Unternehmensgrößen beeinflussen die tatsächlichen Kosten erheblich, da sie Opportunitätskosten wie entgangene Umsätze einbeziehen. 

Die durchschnittliche Cost of Vacancy in der Finanzbranche beträgt 67.000 Euro und damit zählt sie zu den Branchen mit den höchsten Vakanzkosten. 

Die unterschätzten Kosten im Finanzbereich 

Besonders im Finanzsektor, einem Bereich, in dem Genauigkeit und Effizienz essenziell sind, wirken sich offene Stellen besonders stark aus. Die sogenannte Cost of Vacancy (CoV) beschreibt die direkten und indirekten Auswirkungen unbesetzter Positionen auf ein Unternehmen. Die folgenden vier Bereiche beeinflussen die CoV besonders stark: 

1. Finanzielle Kontrolle und Genauigkeit: Fehlende Fachkräfte in Bereichen wie Controlling, Rechnungswesen oder Treasury können gravierende Folgen haben. Verzögerungen bei Finanzberichten und eine eingeschränkte Genauigkeit bei Abschlüssen führen zu erhöhtem Risiko für Fehlentscheidungen. Ein Beispiel hierfür sind Verzögerungen in der Berichterstattung, die potenziell hohe Strafen nach sich ziehen können, wie etwa durch regulatorische Auflagen. 
2. Strategische Entscheidungsfindung: Fehlen die richtigen Expert:innen, stehen Unternehmen ohne fundierte Analysen da. Investitionsentscheidungen und Finanzstrategien basieren dann auf unvollständigen Informationen. Dies kann nicht nur Wachstumschancen verhindern, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gefährden – insbesondere in volatilen Märkten. 
3. Regulatorische Compliance: Compliance und Regulierungen sind im Finanzsektor von zentraler Bedeutung. Offene Stellen im Compliance-Team können zu einer mangelhaften Einhaltung von Vorschriften führen. Die Konsequenzen? Hohe Strafen, rechtliche Risiken und erheblicher Reputationsverlust. 
4. Teamüberlastung und Fluktuation: Wenn offene Stellen unbesetzt bleiben, müssen andere Mitarbeiter:innen einspringen. Diese Überlastung führt zu Burnout und einer erhöhten Fluktuation, was wiederum neue Rekrutierungskosten verursacht.   

Glücklicherweise gibt es einige bewährte Strategien zur Reduzierung von Vakanzkosten. Um die finanziellen und organisatorischen Folgen unbesetzter Stellen zu minimieren, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen in Betracht ziehen: 

1. Proaktive Personalplanung: Erstellen Sie langfristige Nachfolgepläne und identifizieren Sie frühzeitig potenzielle Engpässe in wichtigen Schlüsselpositionen. 
2. Effizientere Rekrutierungsprozesse: Optimieren Sie Ihre Prozesse durch den Einsatz von Technologien wie Applicant Tracking Systems (ATS), um Kandidat:innen schneller zu identifizieren und einzustellen. 
3. Employer Branding stärken: Attraktive Arbeitgebermarken ziehen qualifizierte Bewerber an und reduzieren die Zeit, die benötigt wird, um Stellen zu besetzen. 
4. Interimslösungen nutzen: Ziehen Sie Interimslösungen oder projektbasierte Experten in Betracht, um kurzfristige Lücken zu schließen, während langfristig nach der besten Besetzung gesucht wird. 
5. Mitarbeiterbindung fördern: Investieren Sie in die Entwicklung und das Wohlbefinden bestehender Teams, um Fluktuation zu vermeiden und Mitarbeiter:innen zu motivieren, bei Bedarf zusätzliche Verantwortung zu übernehmen. 

Offene Stellen sind mehr als nur organisatorische Herausforderungen – sie sind kostspielige Risiken, die Unternehmen teuer zu stehen kommen können. Durch gezielte Maßnahmen und die Zusammenarbeit mit erfahrenen Personalberater:innen lassen sich diese Kosten nicht nur minimieren, sondern langfristig vermeiden.